Zakonska obaveza svakog pčelara je da dva puta godišnje, u aprilu i oktobru, redovno prijavi brojčano stanje pčelinjih zajednica svojoj veterinarskoj stanici, tj. ovlašćenom obeleživaču – veterinaru koji je obeležio košnice, podseća na svom sajtu Savez pčelarskih organizacija Srbije.

Pčelari su dužni da između 1. i 31. oktobra odu do svoje teritorijalno nadležne veterinarske stanice koja je obeležila pčelinjak, i prijave broj košnica sa kojim ulaze u zimovanje.

Takođe, potrebno je da pčelari sa sobom ponesu spisak svih brojeva košnica koje ulaze u zimu, kao i da ponesu pločice sa brojevima rasformiranih košnica kako bi ih vratili veterinaru

Nakon prijave, veterinar izdaje potvrdu da je izvršen redovni popis,  a izdavanje te potvrde je besplatno.

Ako je broj košnica manji od broja košnica koje su ranije  obeležene, onda treba navesti razlog smanjenja broja: spajanje slabijih zajednica sa jačim radi boljeg prezimljavanja, grabež, krađa (dokazati kopijom policijskog zapisnika), uginuće od bolesti (dokazati veterinarskim dokumentom) i slično.

Ako je pčelar kupio košnice sa pčelama od drugog pčelara, to mora dokazati prilaganjem Uverenja o zdravstvenom stanju kupljenih pčela koje je izvadio prethodni vlasnik. Inače, onaj koji prodaje košnice, najpre mora da ih odjavi kod svog veterinara, i da prijavi prodaju konkretnom licu.

Postoji mogućnost da pčelari do 1. oktobra nisu prijavili nova pčelinja društva (kasne rojeve) i obeležili košnice u kojima se ona nalaze. Ako je tako, onda najpre moraju da obeleže te košnice, a tek onda prijave stanje.