U skladu sa Pravilnikom o načinu obeležavanja pčelinjih društava i registraciji pčelinjaka, zakonska obaveza svakog pčelara je da dva puta godišnje, u aprilu i oktobru, redovno prijavi brojno stanje pčelinjih zajednica svojoj veterinarskoj stanici, tj. veterinaru koji je obeležio košnice.

Do 31. oktobra potrebno je prijaviti broj košnica sa kojim se ulazi u zimovanje, bez obzira da li na pčelinjaku i košnicama ima ili nema promena. Potrebno je da pčelar sa sobom ponese spisak svih brojeva košnica koje ulaze u zimu kao i da ponese pločice sa brojevima rasformiranih košnica kako bi ih vratili veterinaru.

Ako je broj košnica manji od broja košnica koje su ranije obeležili, treba navesti razlog smanjenja broja: napad divljih životinja/medveda,spajanje slabijih zajednica sa jačim , krađa (dokazati kopijom policijskog zapisnika), uginuće od bolesti (dokazati veterinarskim dokumentom) i slično.

U slučaju povećanja broja košnica, odnosno kupovina košnice sa pčelama od drugog pčelara, mora se dokazati prilaganjem Uverenja o zdravstvenom stanju kupljenih pčela koje je izvadio prethodni vlasnik .

Pčelar koji prodaje košnice, najpre mora da ih odjavi kod svog veterinara, i da prijavi prodaju konkretnom licu.

Nakon prijave, veterinar izdaje potvrdu o izvršenom redovnom popis, overenu, sa datumom kada je odradjen. Retroaktivno prijavljivanje tj. nakon 31. oktobra, nije moguće. Izdavanje potvrde je besplatno.

Prijavu stanja je veoma vazno izvršiti u predvidjenom roku kako bi registrovana poljoprivredna gazdinstva sačuvala aktivni status, a samim tim i pravo na subvencije u narednoj godini.